Realizar una mudanza no es tema fácil. Para muchos, con tan solo escuchar esa palabra les causa dolores de cabeza. Imagínense: tender que guardar todo, limpiar y trasladarse; no es fácil verdad. No obstante, si la mudanza de una casa es tediosa, la mudanza de oficina lo es aún más, ya que tienes que preparar al personal y éstos cada una de sus pertenencias y herramientas de trabajo.
A fin de facilitarte este complejo proceso, a continuación te compartimos algunos pasos que puedes seguir con el objetivo de hacer menos embrollosa una mudanza de oficina.
1.Planifica tu mudanza
Así es, si tu oficina está cerca de cambiar domicilio, lo mejor es que te vayas preparando y te anticipes a poner todo en orden. El tiempo estimado de planificación será acorde al tamaño de tu oficina; entre más grande sea ésta, requerirá de mayor tiempo. Por ejemplo, una oficina pequeña no requiere un tiempo mayor a dos semanas; pero, al tratarse de una oficina mediana y grande, el plazo puede extenderse incluso hasta ocho meses.
Deberás planificar, ya que ello te permitiría cumplir lo siguiente:
- Establece una fecha en el calendario: Ten en cuenta que esta actividad conlleva poner pausa en la actividad de la oficina; por tanto, te aconsejamos que contemples tu mudanza en una época del año donde la productividad o el trabajo es menor. Por ejemplo, puedes optar por los meses de verano, pero, igual es importante que te organices en las fechas, ya que parte del personal es probable se encuentre de vacaciones.
- Estudia el nuevo espacio a mudarse: Es sumamente importante que estudies tu próxima oficina; si lo haces con anticipación podrás organizar y destinar los nuevos despachos o cubículos: área de copiado, recepción, sala de espera, despachos… si realizas esto, ten por seguro que tu traslado será mucho más sencillo.
- Contempla suministros: En éstos se involucran: luz, teléfono, internet, agua y demás servicios. Así que, es importante que no los olvides.
2.Organiza tu mudanza
Debes organizar y coordinar a los empleados, así ellos no sólo tendrán participación en la mudanza, sino que también habrá más organización. Te recomendamos seguir los siguientes pasos:
- Mantén una buena comunicación: este aspecto siempre es importante en todos los ámbitos, pero, en tema de mudanza de oficinas es muy importante que mantenga ésta, así sabrán que es lo que deben hacer y se evitarán contratiempos. Lo más recomendable es hablar con cada director de departamento para que se encarguen de informar a su personal.
- Establecer procedimientos: Es importante que involucres al personal e informes cómo y cuándo se deben realizar las tareas asignadas que conciernen a la mudanza: recoger enseres personales, cómo tratar y trasladar la documentación confidencial, como embalar materiales peligrosos…
- Apóyate de una empresa profesional: Es lo más recomendable si se desea lograr una mudanza de éxito. Por tanto, elige aquella empresa que ofrezca calidad y experiencia en sus servicios, ya que el embalaje de mobiliario es complejo, tanto para desarmar como para el armado de muebles y su debida instalación.
- Presupuesto: Si bien, es importante contar con la ayuda de una empresa en mudanzas, pero, también es necesario que no te conformes con la primera empresa, contempla a más de una y cotiza; asimismo, es importante que estudies si la empresa cumplirá con lo que tú necesitas: embalaje, montaje, seguros…
3.Manos a la obra con tu mudanza de oficina
Ahora sí, es momento de comenzar la mudanza, puesto que ya has planificado y te has organizado en las últimas semanas o meses, según sea el caso.
- Realiza el empaque: Durante esta actividad es importante que mantengas un orden con las cajas de la mudanza. Por ejemplo, debes marcar cada caja con algún código para que te ayude a identificar con facilidad qué objetos has depositado y en qué departamento debe ir: Administración/Caja 1, etc. Una vez marques las cajas con su respectivo código, no olvides de realizar una lista para tener un mayor orden de éstas.
- Limpieza: Durante la mudanza, es importante que te deshagas de todos aquellos documentos que ya no te sirvan, entre menos papeles u objetos traslades será mejor. No olvides que en materia de papel, puedes guardarlos para después reciclarlo.
- Informa a tus proveedores y clientes proveedores tu nueva dirección: Este es un punto muy importante y que no debes dejar pasar por alto. Así que, informa a todas las personas que se relacionan con tu empresa que vas a mudarte; bien podrías realizar un comunicado oficial, avisar por vía mail, telefónica, etc.